Régie d'entreprise

Vue d’ensemble

De nombreux facteurs contribuent à rendre toujours plus exigeant le contexte dans lequel évoluent les administrateurs, qui, on le sait, ne sont plus à l’abri de poursuites judiciaires.

Riche d’expériences probantes, de documentation et de données concluantes, Lavery détient la clé qui vous permettra de vous doter d’une saine régie d’entreprise, pour que transparence, intégrité et obligation de rendre compte prennent tout leur sens.

Services

  • Vérification et évaluation de vos pratiques actuelles
  • Formulation et implantation des changements requis
  • Formation des administrateurs
  • Conformité aux lois, règles et lignes directrices
  • Formulation des avis et rapports requis
  1. La cybersécurité et les dangers liés à l’Internet des objets

    Alors que le gouvernement canadien manifeste son intention de légiférer en matière de cybersécurité (voir le projet de loi C-26 visant à mettre en place une Loi sur la protection des cybersystèmes essentiels), plusieurs entreprises ont déjà entrepris des démarches sérieuses pour sécuriser leurs infrastructures informatiques. Toutefois, l’Internet des objets et trop souvent négligé lors de ces démarches. Pourtant, plusieurs appareils sont directement connectés aux infrastructures informatiques les plus importantes pour les entreprises. Les robots industriels, les dispositifs qui contrôlent l’équipement de production en usine ou ceux qui aident les employés sur la route à effectuer leurs livraisons en sont des exemples. Des systèmes d’exploitation ainsi que diverses applications sont installés sur ces appareils. Le fonctionnement même de nombreuses entreprises et la sécurité de certains renseignements personnels dépendent de la sécurité de ces appareils et de leurs logiciels. Par exemple : Une attaque pourrait viser les systèmes de contrôle d’équipement de fabrication en usine et entraîner une interruption de la production de l’entreprise ainsi que des coûts importants de remise en fonction et des délais de production; En visant les équipements de production et les robots industriels, un attaquant pourrait subtiliser les plans et les paramètres de fabrication de différents procédés, ce qui pourrait mettre en péril les secrets industriels d’une entreprise; Des lecteurs de codes à barres utilisés pour la livraison de colis pourraient être infectés et transmettre des renseignements, notamment des renseignements personnels, à des pirates informatiques L’Open Web Application Security Project (OWASP), un organisme sans but lucratif, a publié une liste des dix plus grands risques de sécurité pour l’Internet des objets1. Les gestionnaires d’entreprises qui utilisent de tels équipements doivent être conscients de ces enjeux et prendre des mesures pour mitiger ces risques. Nous nous permettons de commenter certains de ces risques dont la mitigation requiert des politiques adaptées et une saine gouvernance au sein de l’entreprise : Mots de passe faibles ou immuables : certains dispositifs sont vendus avec des mots de passe initiaux connus ou faibles. Il est important de s’assurer que, dès leur installation, ces mots de passe sont changés, puis d’en garder un contrôle serré. Seul le personnel informatique désigné devrait connaître les mots de passe permettant de configurer ces appareils. De plus, il faut éviter d’acquérir des équipements ne permettant pas une gestion de mots de passe (par exemple, dont le mot de passe est immuable). Absence de mises à jour : l’Internet des objets repose souvent sur des ordinateurs dont les systèmes d’exploitation ne sont pas mis à jour pendant leur durée de vie. Il en résulte que certains appareils sont vulnérables parce qu’ils utilisent des systèmes d’exploitation et des logiciels ayant des vulnérabilités connues. À cet égard, une saine gouvernance permet d’une part de s’assurer que de tels appareils sont mis à jour, et d’autre part, de n’acquérir que des appareils permettant de procéder aisément à de telles mises à jour régulières. Gestion déficiente du parc d’appareils connectés : Certaines entreprises n’ont pas un portrait clair de l’Internet des objets déployés au sein de leur entreprise. Il est impératif d’avoir un inventaire de ces appareils, de leur rôle au sein de l’entreprise, du type de renseignements qui s’y trouvent et des paramètres essentiels à leur sécurité. Manque de sécurité physique : Dans la mesure du possible, l’accès à ces appareils devrait être sécurisé. Trop souvent, des appareils sont laissés sans surveillance dans des lieux où ils sont accessibles au public. Des directives claires doivent être données aux employés pour que ceux-ci adoptent des pratiques sécuritaires, notamment en ce qui concerne l’équipement destiné à être déployé sur la route. Le conseil d’administration d’une entreprise joue un rôle clé en matière de cybersécurité. En effet, le défaut des administrateurs de s’assurer qu’un système de contrôle adéquat est mis en place et d’assurer une surveillance des risques peut engager leur responsabilité. Dans ce contexte, voici quelques éléments que les entreprises devraient considérer pour assurer une saine gouvernance : Revoir la composition du conseil d’administration et réviser la matrice des compétences afin de s’assurer que l’équipe possède les compétences requises; Offrir de la formation à tous les membres du conseil d’administration afin de développer la cybervigilance et leur donner des outils pour remplir leur devoir d’administrateur; et Évaluer les risques associés à la cybersécurité, notamment ceux découlant des appareils connectés, et établir les moyens de mitiger ces risques. La Loi 25, soit la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, prévoit plusieurs obligations destinées au conseil d’administration, notamment celle de nommer un responsable de la protection des renseignements personnels et celle d’avoir un plan de gestion et un registre des incidents de confidentialité. À cet effet, nous vous invitons à consulter le bulletin suivant : Modifications aux lois sur la protection des renseignements personnels : ce que les entreprises doivent savoir (lavery.ca) Finalement, une entreprise doit en tout temps s’assurer que les identifiants, mots de passe et autorisations auprès des fournisseurs permettant au personnel informatique d’intervenir  ne sont pas entre les mains d’une seule personne ou d’un seul fournisseur. Ceci placerait l’entreprise en position de vulnérabilité si la relation avec cette personne ou ce fournisseur venait à se dégrader. Voir notamment OWASP top 10

    Lire la suite
  2. Dix choses que vous devez savoir au sujet des modifications apportées à la Charte de la langue française du Québec

    Le Québec a adopté et promulgué le projet de loi no 96 intitulé Loi sur la langue officielle et commune du Québec, le français, qui se veut une réforme majeure de la Charte de la langue française. Voici 10 principales modifications prévues par cette loi qui imposeront des obligations considérables aux entreprises : À compter du 1er juin 2025, les entreprises employant plus de 25 personnes (actuellement, le seuil est de 50 personnes) pendant au moins six mois seront tenues de respecter diverses obligations concernant la « francisation1 ». Les entreprises comptant entre 25 et 99 employés peuvent également se voir contraintes par l’Office québécois de la langue française (l’« OQLF »)2 de former un comité de francisation. De plus, sur demande de l’OQLF, un programme de francisation pourrait devoir être fourni pour examen dans les trois mois. À compter du 1er juin 2025, seules les marques de commerce déposées dans une langue autre que le français (et pour lesquelles aucune version en français n’a été déposée ou enregistrée) seront acceptées à titre d’exception au principe général voulant que les marques de commerce doivent être traduites en français. Les marques de commerce non déposées qui ne sont pas en français devront être accompagnées de leur équivalent en français. Sur les produits ainsi que l’étiquetage et l’emballage de ceux-ci, la règle demeure la même, c’est-à-dire que toute inscription doit être rédigée en français. Le texte en français peut être accompagné d’une ou de plusieurs traductions, mais aucune inscription écrite dans une autre langue ne doit être prédominante par rapport au texte en langue française ni être accessible dans des conditions plus favorables. Toutefois, à compter du 1er juin 2025, les termes génériques ou descriptifs inclus dans une marque de commerce déposée dans une langue autre que le français (pour laquelle aucune version en français n’a été déposée) devront être traduits en français. En outre, à compter du 1er juin 2025, dans l’affichage public visible depuis l’extérieur d’un local, (i) le français devra figurer de façon nettement prédominante (plutôt que d’être suffisamment présent) et (ii) les marques de commerce qui ne sont pas en français (pour lesquelles aucune version en français n’a été déposée) se limiteront aux marques de commerce déposées. Depuis le 1er juin 2022, les entreprises qui offrent au public des biens ou des services doivent respecter le droit du consommateur d’être informé et servi en français. Dans les cas de manquements à cette obligation, les clients auront le droit de déposer une plainte auprès de l’OQLF ou de demander une mesure injonctive, sauf si l’entreprise compte moins de 5 employés. En outre, toute personne morale ou entreprise qui fournit des services à l’Administration sera tenue de fournir ces services en français, y compris lorsque les services sont destinés au public. Depuis le 1er juin 2022, sous réserve de certains critères prévus dans le projet de loi, les employeurs sont tenus de rédiger les documents écrits suivants en français : les contrats individuels de travail3, les communications adressées à un travailleur ou à une association de travailleurs, incluant les communications suivant la fin du lien d’emploi avec un employé. En outre, d’autres documents tels que les formulaires de demande d’emploi, les documents ayant trait aux conditions de travail et les documents de formation doivent être rendus accessibles en français4. Depuis le 1er juin 2022, les employeurs qui souhaitent exiger que les employés aient un certain niveau de compétence dans une langue autre que le français pour pouvoir accéder à un poste doivent faire la preuve que cette exigence est nécessaire à l’accomplissement des tâches liées au poste, qu’il est impossible de procéder autrement au moyen de ressources internes et qu’ils ont déployé des efforts pour restreindre le plus possible le nombre de postes dans leur entreprise nécessitant la connaissance d’une langue autre que le français. À compter du 1er juin 2023, les parties qui souhaitent conclure, dans une autre langue que le français, un contrat de consommation et, sous réserve de diverses exceptions5, un contrat d’adhésion qui n’est pas un contrat de consommation devront avoir reçu une version en français du contrat avant d’y consentir. Dans le cas contraire, une partie peut exiger que le contrat soit annulé sans qu’il soit nécessaire de faire la preuve d’un préjudice. À compter du 1er juin 2023, il sera interdit à l’Administration6  de conclure un contrat ou d’accorder une subvention à une entreprise qui emploie 25 personnes ou plus et qui ne se conforme pas aux obligations suivantes sur l’utilisation de la langue française, soit : obtenir une attestation d’inscription, transmettre à l’OQLF une analyse de la situation linguistique de l’entreprise en temps utile ou obtenir une attestation d’application d’un programme de francisation ou un certificat de francisation, selon le cas. À compter du 1er juin 2023, l’ensemble des contrats et des ententes conclus par l’Administration, de même que tous les écrits transmis à un organisme de l’Administration par une personne morale ou une entreprise pour obtenir un permis, une autorisation, une subvention ou une autre forme d’aide financière devront être rédigés exclusivement en français. À compter du 1er septembre 2022, une traduction en français certifiée devra être jointe aux requêtes et autres actes de procédures rédigés en anglais et émanant d’une entreprise ou d’une personne morale qui est partie à un acte de procédure au Québec, et ce, aux frais de cette dernière. L’application des dispositions imposant cette obligation a cependant été suspendue pour l’instant par la Cour supérieure7. À compter du 1er septembre 2022, les inscriptions au Registre des droits personnels et réels mobiliers et au Bureau de la publicité foncière, notamment les inscriptions de sûretés, d’actes de vente, de baux et de divers autres droits, devront être faites en français. Veuillez noter que les déclarations de copropriété doivent être déposées au Bureau de la publicité foncière en français depuis le 1er juin 2022. Les avocats de Lavery connaissent les lois linguistiques du Québec et peuvent vous aider à comprendre l’incidence de la Loi n° 96 sur votre entreprise, de même que vous indiquer les mesures qu’il convient de prendre face à ces nouvelles obligations. N’hésitez pas à communiquer avec un des membres de l’équipe Lavery nommé dans le présent article pour obtenir de l’aide. Nous vous invitons à consulter les autres articles concernant les modifications apportées à la Charte de la langue française du Québec : Marques de commerce et Charte de la langue française : que vous réserve le projet de loi 96? Modifications de la Charte de la langue française : quelles incidences pour le milieu de l’assurance? La « francisation » désigne un processus établi par la Charte de la langue française pour assurer la généralisation de l’utilisation du français dans les entreprises. L’OQLF est l’organisme de réglementation chargé de faire respecter la Charte de la langue française. L’employé ayant signé un contrat individuel de travail avant le 1er juin 2022 aura jusqu’au 1er juin 2023 pour demander à son employeur de lui fournir une traduction en français si l’employé le souhaite. Si le contrat individuel de travail est un contrat de travail à durée déterminée qui prend fin avant le 1er juin 2024, l’employeur n’a pas l’obligation de le faire traduire en français à la demande de l’employé. Les employeurs auront jusqu’au 1er juin 2023 pour faire traduire en français les formulaires de demande d’emploi, les documents ayant trait aux conditions de travail et les documents de formation si ceux-ci ne sont pas déjà accessibles aux employés en français. Parmi ces exceptions, on trouve les contrats d’emploi, les contrats d’emprunt et les contrats servant dans le cadre de « relations à l’extérieur du Québec ». Il semble y avoir une contradiction dans la loi en ce qui concerne les contrats individuels de travail qui sont des contrats d’adhésion et pour lesquels l’obligation de fournir une traduction française semble néanmoins applicable. L’Administration dans cette loi comprend tout organisme public au sens large du terme. Mitchell c. Québec (Procureur général), 2022 QCCS 2983.

    Lire la suite
  3. Projet de loi C-18 : le Canada cherche à forcer les géants du web à indemniser les médias canadiens

    Emboîtant le pas à l’Australie qui a adopté une loi semblable l’an dernier, le ministre du Patrimoine canadien, Pablo Rodriguez, a récemment présenté au Parlement le projet de loi C-18, dont le titre abrégé est la Loi sur les nouvelles en ligne. Ce projet de loi vise essentiellement à assurer un partage plus équitable des revenus entre les plateformes numériques et les médias d’information canadiens. Si ce projet de loi est adopté, il obligera notamment les plateformes numériques comme Google et Facebook à conclure des accords commerciaux avec les organisations journalistiques pour les textes et reportages qui sont publiés sur ces plateformes. Le projet de loi C-18, déposé le 5 avril 2022, a une portée très large et vise toutes les organisations journalistiques canadiennes, quel que soit le type de média sur lequel elles diffusent leurs nouvelles, dans la mesure où elles répondent à certains critères d'admissibilité. En ce qui concerne les « intermédiaires de nouvelles numériques » sur lesquelles ces nouvelles sont partagées, le projet de loi C-18 vise les plateformes de communication en ligne, notamment un moteur de recherche ou un réseau social, au moyen desquelles les contenus de nouvelles sont rendus disponibles au Canada et qui, en raison de leur taille, sont en situation de déséquilibre quant au partage de revenus qu’elles tirent de l’information diffusée. Le projet de loi C-18 prévoit que ce déséquilibre de négociation sera déterminé par l’évaluation de certains critères comme la taille de la plateforme numérique en cause, le fait que le marché de la plateforme lui accorde ou non un avantage stratégique par rapport aux médias et le fait que la plateforme occupe ou non une position de premier plan au sein du marché. Il s’agit à l’évidence de critères très subjectifs qui rendent difficile la détermination précise de ces intermédiaires. La version actuelle du projet de loi prévoit par ailleurs que ce sont les intermédiaires eux-mêmes qui devront aviser le Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes (« CRTC ») du fait que la loi leur est applicable. Le processus obligatoire de négociation constitue véritablement le cœur du projet de loi C-18. Si celui-ci est adopté dans sa forme actuelle, les exploitants de plateformes numériques seraient en effet tenues de négocier de bonne foi avec les médias canadiens afin de conclure des accords de partage de revenus. À défaut d’entente entre les parties à l’issue du processus de négociation et de médiation prévu par la loi, une formation de trois arbitres pourra être appelée à choisir l’offre finale de l’une ou l’autre des parties, qui sera alors réputée être un accord conclu entre les parties. Le projet de loi C-18 prévoit enfin que les exploitants de plateformes numériques peuvent demander au CRTC d’être exemptés de l’application de la loi si elles ont déjà conclu des accords qui, de l’avis du CRTC, satisfont aux critères suivants: Ils prévoient une indemnisation équitable des entreprises journalistiques pour le contenu de nouvelles rendu disponible par la plateforme numérique; Ils assurent qu’une partie convenable de l’indemnisation soit utilisée par les entreprises de nouvelles pour soutenir la production de contenu de nouvelles locales, régionales et nationales; Ils ne laissent pas l’influence des entreprises porter atteinte à la liberté d’expression et à l’indépendance journalistique dont jouit tout média d’information; Ils contribuent à la viabilité du marché canadien des nouvelles; Ils assurent qu’une partie importante des entreprises de nouvelles locales et indépendantes en bénéficie, ils contribuent à leur viabilité et ils encouragent les modèles d’entreprises novateurs dans le marché canadien des nouvelles; L’éventail des médias d’information qu’ils visent reflète la diversité du marché canadien des nouvelles, notamment en ce qui concerne les langues, les groupes racialisés, les collectivités autochtones, les nouvelles locales et les modèles d’entreprises. Un projet de loi d’une telle envergure fera certainement l’objet d’une étude approfondie par le Parlement canadien et il ne serait pas surprenant que des modifications importantes y soient apportées en cours de route. Certaines précisions seraient d’ailleurs les bienvenues, notamment en ce qui a trait à la détermination précise des entreprises devant être considérées comme des « intermédiaires d'informations numériques ».

    Lire la suite
  4. Pourquoi se doter d’une convention d’actionnaires?

    La convention d’actionnaires prévoit les droits et les obligations des actionnaires selon différentes situations susceptibles de se produire au cours de l’existence d’une société. S’il est vrai que les lois régissant les sociétés établissent, de façon générale, une structure commune à toutes les entreprises, elles ne le font pas jusque dans les moindres détails. Une convention d’actionnaires devient alors un instrument inestimable pour prévenir les conflits et régler ceux qui se présentent. La convention d’actionnaires est essentielle au bon fonctionnement d’une société et permet de solidifier l’engagement de ses actionnaires. La convention d’actionnaires vise également à : Assurer le maintien de la détention proportionnelle d’actions entre les actionnaires Conserver le caractère « privé » de la société en empêchant des tiers d’en devenir actionnaires sans le consentement des parties Assurer un marché pour les actions Empêcher qu’un actionnaire minoritaire ne soit lésé par les décisions ou les agissements d’un actionnaire majoritaire Régler d’avance certaines questions potentiellement litigieuses dans l’administration de la société et finalement Conférer aux actionnaires le pouvoir décisionnel vis-à-vis de certaines activités de la société. Les principales dispositions de la convention d’actionnaires Les clauses qui peuvent être incorporées dans une convention d’actionnaires sont multiples et permettent d’appréhender et de prévenir certaines situations épineuses. En voici quelques-unes. Les transferts d’actions Certaines clauses de la convention d’actionnaires régissent les transferts d’actions telles que : les clauses imposant l’obligation de vendre ou l’option d’acheter les actions des autres actionnaires dans certaines situations précises (l’invalidité, la faillite personnelle, la retraite fixée à un âge déterminé, le décès, le retrait volontaire de la société, le détournement de fonds de la société, le non-respect d’une clause de non-concurrence ou de non-sollicitation); la clause accordant le droit de premier refus : cette clause vise à obliger l’actionnaire-vendeur à offrir ses actions aux co-actionnaires, au prorata de leur détention d’actions, avant que cet actionnaire-vendeur ne puisse les vendre à un tiers ou encore à l’un d’entre eux; la clause d'entraînement (piggyback) : cette clause est de mise dans les conventions entre un actionnaire majoritaire et un ou plusieurs actionnaires minoritaires. Par le biais d’une clause d’entraînement, les actionnaires minoritaires pourront exiger, comme condition au droit de l’actionnaire majoritaire de vendre ses actions à un tiers, que ce dernier achète également leurs actions, et ce, aux mêmes conditions que celles qui sont offertes à l’égard des actions de l’actionnaire majoritaire. la clause achat-rachat (shotgun) : cette clause permet à tout actionnaire d’initier un processus d’achat de la participation du co-actionnaire par lequel un co-actionnaire doit i) accepter l’offre d’achat de l’offrant; ou ii) présenter une contre-offre d’achat comportant les mêmes termes et modalités que ceux qui sont contenus dans l’offre d’achat de l’offrant. Les modalités d’achat des actions Une convention d’actionnaires peut aussi résoudre des problèmes découlant des clauses d’achat-vente d’actions, en déterminant : qui sera l’acheteur des actions : la société, les actionnaires, ou des tiers; les modalités de paiement (comptant, versements à terme, etc.); une assurance-vie ou autres assurances pour garantir le paiement des actions. L’évaluation des actions La convention d’actionnaires peut envisager diverses méthodes pour évaluer les actions, pouvant varier selon les circonstances menant au rachat, comme : l’évaluation à la valeur aux livres; l’évaluation à la valeur aux livres « rajustée »; l’évaluation à la valeur de liquidation; l’évaluation à la valeur de rendement; l’évaluation à la valeur établie par un tiers, etc. Les clauses de vote Les actionnaires peuvent envisager diverses modalités de vote par l’énoncé de clauses portant sur : l’élection des administrateurs; la nécessité d’un vote par majorité spéciale dans certaines situations; la création d’un accord de mise en commun « pooling agreement » (transfert des actions à un mandataire-dépositaire qui s’engage à exercer le droit de vote et à administrer les actions conformément aux directives des actionnaires signataires de la convention d’actionnaires); la création d’une convention de vote fiduciaire « voting trust » (transfert des actions à un mandataire-dépositaire qui s’engage à exercer le droit de vote et à administrer les actions à sa discrétion). Les clauses de gestion Les actionnaires peuvent, par l’intermédiaire de ces clauses : déterminer les contributions de chacun et chacune; partager les revenus; prévoir le remboursement des dépenses; répartir les tâches des actionnaires; prévoir des modalités lors de l’invalidité d’un des actionnaires; assurer l’exclusivité, la confidentialité et la non-concurrence de la part d’un actionnaire qui quitte la société; régir les vacances. Il est tentant de penser qu’une convention d’actionnaires contient à peu près toujours les mêmes clauses et qu’on peut la rédiger soi-même. Bien que les concepts soient clairs, leur application est beaucoup plus complexe en raison de multiples facteurs. Chaque société a une réalité d’affaires différente et c’est pourquoi la convention d’actionnaires doit être adaptée à cette réalité précise. Par exemple, que faire si l’un des actionnaires n’est pas assurable, car il est plus âgé ou est atteint d’une maladie grave? Ou encore, que se passera-t-il si l’assurance-vie des actionnaires vaut 500 000 $, mais que la valeur d’une action est établie à 200 000 $? Qui bénéficiera du 300 000 $, la société ou la succession? Voilà pourquoi il est préférable de consulter un avocat ainsi qu’un fiscaliste afin de bien cerner les besoins de votre société et de comprendre tous les risques associés aux clauses de la convention d’actionnaires. Les experts du cabinet Lavery vous conseillent de rédiger la convention d’actionnaires dès le départ, quand tout va bien, et de la mettre à jour en cas de changements importants dans la société ou à l’arrivée de nouveaux actionnaires.

    Lire la suite
  1. Guillaume Lavoie panéliste sur le thème de la gouvernance au EMBA McGill-HEC Montréal

    Le 13 juin, Guillaume Lavoie, associé responsable des groupes Lavery CAPITAL et fusions et acquisitions, participera à un panel sur la gouvernance organisé par le EMBA McGill-HEC Montréal qui aura lieu à HEC Montréal. Intitulé Les défis et enjeux de la gouvernance, ce panel aura pour but d’aborder ses différents enjeux et défis, sous l’angle de différentes industries et types d’organisation afin de susciter une réflexion, un questionnement et une discussion sur le sujet grâce à des exemples concrets liés à l’expérience personnelle de gouvernance des différents panélistes. Le panel sera également composé de Louise St-Pierre, ex-présidente et chef de la direction de Cogeco Connexion, de Josée Duplessis, chef de cabinet pour le ministre de la Famille, des enfants et du développement social du Canada et de Ginette Mailhot, fondatrice de Capital Humain Plus et administratrice pour Anges Québec. Tous les profits de l’événement seront remis à La Gouvernance au Féminin et Caroline Codsi, sa présidente et fondatrice, agira à titre de modératrice pour les panélistes. Pour vous inscrire à cette activité, cliquez ici.

    Lire la suite